Microsoft Outlook में एक विशेषता है जिसे स्वचालित उत्तर (ऑफिस से बाहर) के रूप में जाना जाता है। यह सुविधा उपयोगकर्ता को कार्यालय से बाहर जाने पर स्वचालित रूप से प्रतिसाद दिया गया ई-मेल करने में सक्षम बनाती है, भले ही आपका कंप्यूटर चालू या बंद हो। आप इस सुविधा को Microsoft Outlook में फ़ाइल टैब के अंतर्गत पा सकते हैं।

दुर्भाग्य से, इस सुविधा के लिए आपके ई-मेल सर्वर को Microsoft Exchange पर काम करने के लिए चलना आवश्यक है। यदि आपका ई-मेल सर्वर Microsoft Exchange पर नहीं चल रहा है, तो आप आउट ऑफ़ ऑफ़िस सुविधा का उपयोग नहीं कर पाएंगे।

युक्ति: यदि आपका ई-मेल खाता Microsoft Exchange (यानी POP या IMAP) का उपयोग नहीं कर रहा है, तो आप अभी भी आउटलुक ई-मेल टेम्प्लेट और आउटलुक नियमों का उपयोग करके स्वचालित उत्तरों का अनुकरण कर सकते हैं।

अपने कार्यालय संदेश से बाहर सेट करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

1. फ़ाइल टैब पर, स्वचालित उत्तर (कार्यालय से बाहर) विकल्प पर क्लिक करें।
2. स्वचालित उत्तर विंडो पर, स्वत: उत्तर भेजें विकल्प चुनें।
3. यदि आप चाहते हैं कि आपके कार्यालय का संदेश केवल एक विशेष अवधि के लिए भेजा जाए, तो इस समय सीमा के दौरान केवल भेजने के लिए बॉक्स को चेक करें। फिर प्रारंभ समय और समाप्ति समय का चयन करने के लिए कार्यालय संदेश के बाहर भेज दिया।
4. वह संदेश दर्ज करें जिसे आप स्वचालित उत्तर विंडो के निचले भाग में भेजना चाहते हैं।
5. संदेश और कार्यालय की सेटिंग से बाहर जाने के लिए ओके पर क्लिक करें।

युक्ति: यदि आप कार्यालय से बाहर जाते समय कुछ संदेश कैसे भेजना चाहते हैं, इसके लिए नियम बनाना चाहते हैं, तो स्वचालित उत्तर विंडो पर नियम बटन पर क्लिक करें।